Luento 6. Muutoksen johtaminen ja tietojohtajuus: miksi se on hankalaa?

Tieto on olennaisessa asemassa organisaatioissa. Tiedon avulla pystytään suunnittelemaan organisaation tulevaisuutta ja kehittämään organisaatiota. Tieto on myös läsnä organisaation sisällä tapahtuvassa työssä jatkuvasti. Useimmiten kyse on hiljaisesta tiedosta, jota kutakin työtehtävää suorittavilla työntekijöillä on usein enemmän kuin heidän esimiehillään.

Hiljaisen tiedon siirtyminen organisaation sisällä voi tapahtua eri tavoin. Se voi siirtyä suoraan työntekijältä toiselle sosialisaation kautta, tai se voidaan muuttaa yleiseksi eksplisiittiseksi tiedoksi. Tällöin katsotaan syntyvän uutta tietoa ja organisaatio kehittyy. Luennolla esitelty teoria olettaa, että hiljaisen tiedon muuttaminen eksplisiittiseksi tiedoksi tuottaa lähtökohtaisesti jonkinlaista lisäarvoa mikäli tietoa levitetään tehokkaasti. Hyvät yksittäisten henkilöiden toimintamallit otetaan laajemmin käyttöön organisaatiossa ja tehokkuus kasvaa. Haaste tässä prosessissa ovat hiljaisen tiedon löytäminen ja tunnistaminen, sen muuttaminen konkreettisiksi ohjeiksi tai neuvoiksi, uuden tiedon levittäminen ja hyväksyttäminen organisaatiossa sekä uuden toimintamallin arkipäiväistyminen ja käytännön toteuttaminen.

Hiljaisen tiedon löytämistä varten on tärkeää, että työntekijöiden on helppo kommunikoida esimiestensä kanssa. Etäiselle esimiehelle ei välttämättä tee mieli lähteä kertomaan uudesta ideasta. Hyvä palautejärjestelmä ja palaverit auttavat varmasti tiedon siirtämisessä, mutta jatkuva palaverien pitäminenkään tuskin on yhtä tehokasta, kuin hyvät, avoimet, luottavaiset ja vastaanottavaiset välit työntekijöiden ja esimiesten välillä. Suuressa satoja työllistävässä organisaatiossa tämä voi olla hankalaa, varsinkin, jos esimiehiä on vähän suhteessa työntekijöiden määrään. Kun hiljainen tieto sosialisoidaan esimiesten tietoon, on heidän tehtävänsä laittaa liikkeelle sen muuttaminen eksplisiittiseksi tiedoksi.

Eksplisiittisen tiedon levittäminen voi myös tapahtua palaverien ja päivittäisen vuorovaikutuksen kautta. Mikäli esimies toimii niin sanotusti lähellä työntekijöitään, on tiedon arkipäiväistäminen helppoa suullisenkin kanssakäymisen kautta. Nykyaikaisissa organisaatioissa tilanne on kuitenkin usein se, että työntekijät ovat omista tehtävissään parhaita asiantuntijoita, eikä esimies ajaudu heidän kanssaan vuorovaikutukseen päivittäisellä tasolla. Tietoa voidaan levittää myös sähköisesti. Tällöin tiedon jakaminen on helppoa, mutta on olemassa riski, että työntekijä ei huomaa viestin olennaista sisältöä tai jättää viestin kokonaan lukematta sähköpostin ollessa liian ruuhkautunut viestintäväline.Uuden toimintatavan omaksuminen herättää varsin usein jonkin asteista vastustusta työntekijöiden keskuudessa. Muutoksen tapahtuessa, jännitteiltä on hankala välttyä. Tässä vaiheessa esimiesten ammattitaito laitetaankin todelliseen testiin. On ratkaisevaa, että eri portaiden välillä vallitsee avoin kommunikaatio ja luottamus, ja työntekijä voi uuden toimintamallin käyttöönoton aikana kertoa oman mielipiteensä asiasta.

- Aapo